Toda factura cuelga de un proyecto
Y de un pedido cuando existe. Lo facturado y lo pendiente aparecen en el pedido, en el proyecto y en la cartera económica. Nadie concilia a fin de mes una hoja de cálculo con el programa de facturación.
Facturación de proyectos
Factura las horas y los pedidos de cada proyecto donde se registraron.
Un borrador con líneas libres, del pedido o desde las horas validadas; emisión con número correlativo y PDF; rectificativas y anulaciones con rastro; cobros, vencidas e informe para la gestoría. Cada factura cuelga de su proyecto, así que lo facturado y lo pendiente aparecen en la cartera económica sin que nadie copie cifras.
Líneas desde horas validadas
Facturas periódicas
Libro de emitidas y desglose de IVA
Qué incluye
De la hora validada a la factura cobrada
La facturación cierra la cadena que empieza en el fichaje: las horas que el equipo imputó y el responsable validó son las líneas de la factura, con la tarifa vigente el día en que se trabajaron.
AmpliarFacturas: borradores, emitidas, rectificativas y anuladas, con totales y estado de cobro
Por qué en LogTrack
Una facturación que sabe lo que factura
Emitida es emitida
Numeración correlativa por serie y año asignada dentro de una transacción, datos del cliente congelados en la factura, ninguna edición tras emitir. Las anulaciones conservan el número y llevan motivo; las correcciones son rectificativas que apuntan a la factura rectificada.
Lo pendiente, en Inicio
Las facturas vencidas y su antigüedad en el panel de Inicio y en el correo del lunes a los responsables, y un aviso cuando a un pedido periódico le toca facturar. El cobro no depende de que alguien se acuerde.
Guía
Cómo facturar horas sin perder margen
Las empresas que venden tiempo pierden dinero en dos sitios: horas que se trabajaron y nunca se facturaron, y horas facturadas a la tarifa equivocada. Los dos problemas tienen la misma causa: la factura se escribe lejos de donde se registró el trabajo. LogTrack la escribe en el mismo sitio.
La tarifa vigente el día en que se trabajó la hora
Las tarifas de venta se definen por categoría profesional en tres niveles, empresa, cliente y proyecto, con fechas de vigencia. Al construir la factura desde las horas, cada hora toma la tarifa más específica vigente en su fecha. Es la misma valoración que usa la cartera económica para el ingreso real (costes y márgenes), así que el margen que viste en la cartera es el margen que facturas.
Solo horas validadas, y solo una vez
El botón «Líneas desde horas» ofrece las horas validadas del proyecto que aún no se han facturado (imputación de horas), propone el periodo y muestra una fila por categoría y tarifa. Al emitir la factura esas horas quedan marcadas como facturadas; si la factura se anula, se liberan. Nada se factura dos veces y nada se queda atrás.
Precio cerrado, pedidos y facturas periódicas
Los proyectos a precio cerrado se facturan desde el pedido y sus líneas, cada una con lo facturado y lo pendiente. Los contratos de mantenimiento y las cuotas son pedidos con periodicidad: LogTrack lista los que tienen periodo pendiente y crea los borradores. Un albarán o proforma puede preceder a la factura y pasar a factura en un solo paso.
Factura electrónica: FacturaE, FACe y VeriFactu
El módulo se diseñó para la factura electrónica desde el primer día: la factura emitida es inmutable, el IVA va desglosado por tipo con las causas de exención (E1 a E6) que exigen Facturae y VeriFactu, los códigos DIR3 del cliente y de sus departamentos se copian en cada factura y el certificado digital de la empresa se guarda cifrado por empresa. La firma Facturae, el envío a FACe para las administraciones públicas y la remisión de los registros de facturación a la AEAT (VeriFactu) son la siguiente entrega del módulo, sobre esa base. Si facturas a organismos públicos o quieres adelantarte a VeriFactu, cuéntanoslo en la demo y te enseñamos el calendario.
No es un programa de contabilidad. LogTrack emite, cobra e informa; la contabilidad la lleva tu gestoría. El informe de facturación le entrega el libro de emitidas, el desglose de IVA por trimestre y los totales por cliente, todo exportable a Excel.
Preguntas frecuentes
La facturación, en preguntas
¿Sustituye a mi programa de facturación?
Si facturas servicios y proyectos, sí: borradores, emisión con numeración correlativa, PDF, rectificativas, anulaciones, cobros e informe para la gestoría. No lleva contabilidad ni almacén. El módulo se activa por empresa; puedes empezar con control horario y proyectos y añadir la facturación después.
¿Puedo facturar a la Administración pública por FACe?
Hoy LogTrack ya recoge los códigos DIR3 del cliente y de sus departamentos y guarda el certificado de la empresa; el fichero Facturae firmado y enviado a FACe es la siguiente entrega del módulo. Pregúntanos por el plazo en la demo.
¿Cumple VeriFactu?
El diseño lo sigue: facturas emitidas inmutables, IVA por tipo con causas de exención, rectificativas con la factura rectificada y el motivo, y certificado por empresa. La remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria forma parte de la siguiente entrega, que publicaremos de acuerdo con el calendario de obligatoriedad.
¿Puedo emitir facturas en inglés y con retención?
Sí. Cada cliente tiene un idioma de factura (español o inglés) para el PDF, una forma de pago, un vencimiento en días y un porcentaje de retención de IRPF; todo se propone en cada factura nueva y se puede cambiar factura a factura.
¿Cómo se llevan los cobros parciales y las devoluciones?
Cada cobro es un apunte con fecha, importe, forma de pago y referencia. Un cobro parcial deja la factura en «Parcial»; cuando el pendiente llega a cero pasa a «Cobrada»; pasado el vencimiento sin cobrar, «Vencida». Una devolución es un apunte en negativo que vuelve a abrir la factura.
Recursos
Guías sobre este tema
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Facturar proyectos por horas sin perder margen
Las dos fugas de dinero de las empresas que venden tiempo, horas no facturadas y tarifas equivocadas, y la rutina mensual que las cierra.
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