Por dónde se va el dinero
Las empresas que venden tiempo, consultoras, ingenierías, agencias, servicios informáticos, pierden margen en dos sitios que rara vez aparecen en las cuentas porque nunca llegan a ser una factura. El primero son las horas que se trabajaron y no se facturaron: la llamada del viernes por la tarde, el «arreglo rápido» después de entregar, la reunión de más. El segundo son las horas facturadas a la tarifa equivocada: el senior que hizo el trabajo se facturó como junior porque la factura se escribió de memoria. Las dos tienen la misma causa. La factura se escribe lejos de donde se registró el trabajo, semanas después, por alguien que no estaba allí.
Regla uno: la tarifa vigente el día en que se trabajó la hora
Una tarifa de venta no es un número por cliente. Depende de quién hizo el trabajo (la categoría profesional), de para quién (algunos clientes negocian su tarifa) y de en qué proyecto (un acuerdo marco puede fijar la suya). Y cambia con el tiempo. La única forma de facturar el precio correcto sin discutirlo es definir tarifas por categoría en tres niveles, empresa, cliente y proyecto, cada una con fechas de vigencia, y dejar que cada hora tome la tarifa más específica vigente en su fecha. Una subida de tarifa en marzo no toca lo trabajado en febrero.
Regla dos: solo horas validadas, y cada una una sola vez
No toda hora imputada debe facturarse. El responsable valida las imputaciones de su proyecto cada semana, y solo las horas validadas cuentan: para el coste del proyecto, para su margen y para la factura. Al construir la factura desde las horas, lo que quieres es que el sistema ofrezca exactamente las horas validadas del proyecto que aún no se han facturado, del periodo que elijas, y las marque como facturadas al emitir la factura. Si la factura se anula, se liberan. Así nada se factura dos veces y nada se queda atrás, y quien prepara la factura no tiene que acordarse de nada.
La rutina mensual
Esta es la rutina que vemos funcionar en las empresas que usan LogTrack. A una persona de administración le lleva alrededor de una hora al mes por cada diez proyectos.
- Semana a semana, los responsables validan. Imputaciones por tarea y empleado, con las horas extra, en una pantalla. Inicio les recuerda lo pendiente.
- Los primeros días del mes, administración abre un borrador por proyecto vendido por horas y pulsa «Líneas desde horas»: una línea por categoría profesional y tarifa, con las horas y el precio vigente. Revisa, desmarca una fila si hace falta, elige el tipo de IVA.
- Los proyectos a precio cerrado se facturan desde el pedido y sus líneas, cada una con lo facturado y lo pendiente. Los contratos de mantenimiento y las cuotas son pedidos con periodicidad: un clic lista los que tienen periodo pendiente y crea los borradores.
- Emitir. La factura recibe el siguiente número de su serie, los datos del cliente se congelan en ella, se genera el PDF y las horas quedan marcadas como facturadas. A partir de aquí solo se cobra, se anula con motivo o se rectifica.
- Los cobros según llegan. Cada cobro es un apunte sobre la factura; los parciales y las devoluciones se tratan igual. Las vencidas y su antigüedad aparecen en Inicio y en el correo del lunes.
El número que te dice si ha funcionado
Facturar bien es solo la mitad. La otra mitad es saber lo que dejó cada proyecto. Como las líneas de factura salen de las mismas horas validadas que valoran el coste (cada hora al coste/hora de su categoría), el margen que ves en la cartera económica es el margen que facturas: ingreso previsto y real, coste real con los gastos, margen y semáforo por proyecto, con lo facturado y lo pendiente al lado. Si un proyecto está facturado del todo y sigue en margen negativo, el problema fue la estimación o la tarifa, no la facturación. Esa es otra conversación, y conviene tenerla con los números delante.
Puedes ver cada pieza en su página: imputación de horas, costes y márgenes y facturación de proyectos.