Qué dice la ley, en cinco obligaciones
Desde el 12 de mayo de 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas en España a llevar un registro de jornada. Es corto, y conviene leer lo que pide de verdad y no lo que se dice de él:
- Un registro diario con la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada trabajador. Ni un total semanal ni el horario del contrato.
- De todos los trabajadores, sea cual sea el tamaño de la empresa o el tipo de contrato. Solo quedan fuera los altos directivos y algunas relaciones laborales especiales.
- Conservado cuatro años y a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Organizado y documentado. La forma de llevarlo se pacta en la negociación colectiva o con la representación de los trabajadores o, en su defecto, la decide la empresa. Sea cual sea, tiene que poder enseñarla.
- Fiable. La ley no usa esa palabra, pero sí los criterios de la propia Inspección (Criterio Técnico 101/2019): el registro debe ser objetivo, reflejar la hora real y no poder alterarse a posteriori.
Fíjate en lo que la ley no dice: no impone un formato, no exige un software y no certifica ningún producto. El papel vale. Lo que no vale es un registro que no sea diario, que no sea real o que no se pueda enseñar.
Lo que cuesta hacerlo mal
No llevar el registro, o llevarlo de forma que no cumpla los requisitos, es infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Las multas por empresa van hoy de 751 a 7.500 euros según el grado, y son solo el principio: un registro que no cuadra es la puerta por la que el inspector llega a las horas extra no pagadas, a las cotizaciones y, en los contratos a tiempo parcial, a la presunción de que el puesto era a jornada completa.
Los tres fallos que más encuentra la Inspección
En las empresas con las que trabajamos, la Inspección rara vez encuentra que no hay registro. Encuentra registros que no aguantan. Se repiten tres patrones:
- Horas estereotipadas. Todos los días de 9:00 a 18:00, todos los trabajadores, todos los meses. Un registro que nunca varía es una copia del horario, no un registro de lo que pasó, y la Inspección lo dice expresamente.
- Registros que el trabajador puede reescribir. Una hoja de cálculo o una app donde el empleado teclea las horas de ayer, o donde quien tiene la contraseña cambia lo que quiere sin dejar rastro. Nada demuestra que lo que enseñas es lo que se registró.
- Registros que no se pueden enseñar. Existen, pero repartidos entre dispositivos, el correo de un empleado que ya no está o un proveedor que ya no está. El inspector pide un periodo y un trabajador y lo quiere ahora.
Cómo es un registro que aguanta
Uses la herramienta que uses, hay cuatro cosas que comprobar. Si tu sistema actual no puede responder que sí a las cuatro, no es la inspección lo que debería preocuparte, sino el día en que tengas que demostrar algo en un juzgado.
| Comprobación | Por qué importa |
|---|---|
| La hora la pone el sistema, no la teclea la persona. | Es la diferencia entre un registro y una declaración. |
| Las correcciones son anotaciones nuevas con quién, cuándo y por qué, y el original se conserva. | Corregir es legítimo; editar en silencio no. |
| Nada se borra físicamente en cuatro años. | La conservación es obligación de la empresa, no del proveedor. |
| Un informe por trabajador y periodo sale en un clic, legible por alguien que nunca ha visto la herramienta. | Es exactamente lo que pide el inspector. |
Es la vara con la que construimos el registro de jornada de LogTrack. El servidor sella la hora real en el momento de fichar; los trabajadores no editan, solicitan correcciones que resuelve su responsable; cada cambio va a un registro de solo inserción con huella encadenada; y el PDF del registro por trabajador y periodo incluye el rastro de cambios y la comprobación de integridad. Puedes leer cómo funciona en detalle en registro de jornada y normativa y ver el día a día en control horario.