Pasa todas las semanas, y ese no es el problema
Alguien sale con prisa y no ficha la salida. Alguien empieza una llamada desde el coche y ficha cuarenta minutos después. Alguien ficha dos veces. En una empresa de veinte personas verás tres o cuatro casos a la semana, y a ningún inspector le va a sorprender. Lo que sí mira un inspector es lo que pasa después: quién lo arregló, cómo, y si el registro sigue contando la verdad.
Lo que no puede pasar
- Que el trabajador edite su propio registro. Si la persona puede teclear la hora a la que dice que salió, el registro es una declaración, no un registro. Los criterios de la Inspección piden un registro objetivo, y uno editable por el trabajador es lo más fácil de impugnar, por cualquiera de las dos partes.
- Que la hora real desaparezca. Una corrección que sobrescribe el original te deja sin poder enseñar lo que se registró de verdad. El patrón correcto conserva las dos: la hora que selló el sistema y la que se declaró, con la diferencia marcada.
- Que alguien con contraseña lo arregle sin rastro. Que RRHH o el responsable corrijan directamente es legítimo, pero solo si cada cambio queda anotado: quién, cuándo, antes, después y por qué. Una edición sin rastro es indistinguible de una manipulación.
- Que se borren registros. Un fichaje duplicado se anula, no se elimina. Borrar es lo único que el deber de conservación de cuatro años no permite.
El patrón que funciona: solicitar, resolver, anotar
El procedimiento que recomendamos, y el que implementa LogTrack, tiene tres pasos y una regla para cada uno.
- El trabajador solicita. Desde su propia pantalla de jornada pide un tramo nuevo, una corrección o una anulación, con motivo obligatorio, y acepta el texto legal que explica lo que está declarando. No puede cambiar nada por sí mismo.
- Otra persona resuelve. El responsable de fichajes aprueba o rechaza, sin tocar las horas, y el rechazo lleva comentario. Nadie puede resolver su propia solicitud. Los días ya validados por RRHH quedan bloqueados.
- Todo queda anotado. La solicitud, la decisión y la anotación resultante van a un registro de solo inserción con el origen de cada apunte (web, app, RRHH, solicitud) y una huella encadenada a la anterior, de forma que un apunte que falte o se altere sea detectable. Las solicitudes rechazadas también se quedan.
Cuando después el trabajador da su conformidad al día, esa conformidad es irrevocable y queda registrada junto al texto exacto que aceptó. Y cuando RRHH valida el mes, el PDF del registro enseña el rastro de cada corrección al lado de las horas, de forma que el inspector ve el arreglo y el motivo en el mismo sitio.
Menos olvidos, de entrada
El procedimiento importa, pero la corrección más barata es la que nunca hace falta. Tres cosas reducen los olvidos de forma apreciable:
- Fichar donde empieza el trabajo. Si lo primero que ve una persona al abrir la herramienta es el fichaje de hoy con un solo botón, ficha. En LogTrack es la pantalla «Mi día», en la web, en Windows y en el móvil.
- Ver el hueco antes que el responsable. Horas fichadas y horas imputadas a tareas lado a lado: un día con ocho horas fichadas y tres imputadas, o al revés, le salta a la vista a la persona antes que a nadie.
- Un recordatorio semanal a quien toca. Los responsables reciben el lunes lo que tienen pendiente en su equipo, solicitudes incluidas, así que las correcciones se resuelven en días y no cuando llega la carta de la Inspección.
Si quieres ver el procedimiento completo en pantalla, la página de control horario muestra el fichaje y la revisión del equipo, y registro de jornada y normativa explica el razonamiento legal de cada regla.